決まりごとは、読めなければ無いのと同じ。外国人の入居者への入居説明で

渡したことと、伝わったことは別

入居説明で渡す書面は、会社ごとに整っています。ゴミの分別表、騒音の注意、共用部の決まりごと、緊急連絡先。渡すところまでは、どの会社もできています。

届いていないのは、その先です。日本語の書面は、日本語が読める人にしか読めません。多言語版を用意している会社もありますが、その人の母語とは限らないうえに、書面は一方通行です。「これはどういう意味ですか」を聞く道がありません。

結果、入居者は分からないまま暮らし始めます。決まりを破っているという自覚は無く、苦情が来て初めて知ります。いちばんもったいない知り方です。

苦情になるのは、いつも同じ3つ

管理会社に来る苦情は、驚くほど決まっています。ゴミの出し方、夜の音、共用部の使い方の3つです。

共通しているのは、どれも「日本ではふつう」で説明が省かれやすいことです。ゴミを曜日で分けて朝に出すこと、夜10時以降は音を立てないこと、廊下に物を置かないこと。母国に同じ習慣が無ければ、言われなければ分かりません。

逆に言えば、この3つだけを入居のその場で相手のことばにしておけば、苦情の大半は来なくなります。書面に書いてある、では足りません。読めない文字は、書いてあっても伝わっていないのと同じです。

翻訳アプリを現地で使えなかった理由

すでにスマートフォンの翻訳アプリを試した管理会社の方も多いはずです。そして、たいてい2つの壁にぶつかります。

1つめは電波です。入居説明は鍵を渡す現地で行います。空室にWi-Fiはありません。鉄筋の建物の内側や地下の駐車場では電波が細くなります。多くの翻訳アプリは声をいったんサーバーへ送るので、電波が無いと止まります。

2つめは入居者の情報です。勤め先、緊急連絡先、家族構成、在留資格。入居説明の会話には個人情報が普通に混ざります。それを社外のサーバーへ送ってよいのか——ここで手が止まる会社を実際に見てきました。

通信を使わない翻訳、という選択肢

私たちが作っている TransferFriends（トランスファーフレンズ）は、翻訳・音声の聞き取り・読み上げの3つとも、スマートフォンの中だけで動かします。最初に言語のデータを入れておけば、あとは通信が一切要りません。

空室でも、内廊下でも、地下の駐車場でも動きます。機内モードのままでも動きます。通信していないので、入居者の勤め先も連絡先も、どこへも送られません。

対応は86言語です。ベトナム語・中国語・ネパール語・インドネシア語・フィリピノ語・ポルトガル語・韓国語など、入居される方のことばは入っています。

入居説明のその場で、渡す順番

使い方は簡単です。アプリで「対面」モードを選び、相手の言語を選ぶ。玄関の上がり口にスマホを置いて、日本語で話す。相手のことばで訳が出て、読み上げも流れます。相手が話せば、日本語になって返ってきます。

順番を決めておくと速く終わります。①ゴミの曜日と時間 ②夜の音 ③共用部 ④困ったときの連絡先 ⑤「分からないところは」と聞く。⑤が大事です。動画の「この紙が分かりません」は、聞かれて初めて出てくる言葉です。

曜日と時間は、必ず画面の文字で確かめます。「火曜と金曜」「朝8時まで」。声だけで進めると、ここが聞き違いになります。訳文を画面に出したまま、書面の該当箇所を一緒に指さすと確実です。

社内で先に決めておくと、迷わない

導入する前に決めておくとよいことが3つあります。1つめはどこまでをアプリで、どこからを書面と通訳にするか。暮らしの決まりごとの説明まではアプリ、契約そのものは母国語の書面と正式な手順、と線を引いておくと現場が迷いません。

2つめは訳文を残すかどうかです。「説明した」の記録として画面を写真に残すのか、確認だけに使うのか。あとで「聞いていない」になりやすい項目ほど、残しておくと安心です。

3つめは端末です。現地に持ち出す1台を決めて、そこに言語データを入れておくのがいちばん楽です。念のため書いておくと、契約や重要事項説明は、必ず正式な手順で行ってください。アプリはその手前の説明を確実にするための道具です。

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